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Il y a longtemps que l’on se demande quel style de bureau est le meilleur, ouvert ou fermé ? Le débat a été partiellement interrompu par la pandémie de coronavirus qui a vu des milliers de travailleurs dans le monde entier abandonner leur poste de travail et leur bureau pour s’installer chez eux ou à distance.

Le bureau en open space est-il encore applicable ou encouragé dans un monde post-pandémique ? Le retour à un bureau en open space sera-t-il sûr ? Après avoir travaillé à distance pendant si longtemps, les gens souhaitent-ils revenir à un bureau ouvert ? Ou à un bureau fermé ? Ou un bureau tout court ?

Le retour à un bureau fermé peut sembler plus sûr, mais il peut limiter l’interaction et la communication que les gens appréciaient auparavant dans un environnement de bureau ouvert. Le retour à un bureau ouvert peut initialement sembler étrange pour ceux qui ont pris l’habitude de travailler à domicile ou à distance.

Avant de nous poser trop de questions sur le bureau ouvert ou fermé dans un monde post-pandémique, nous devons comprendre les principales différences entre les deux.

Qu’est-ce qu’un bureau ouvert (open space) ?

Les bureaux ouverts sont des espaces de travail qui tirent parti de l’espace ouvert, par opposition aux employés qui travaillent dans des cubicules ou des bureaux cellulaires. Dans un bureau à aire ouverte, vous verrez probablement de longues rangées de bureaux sans guère de divisions ou de séparateurs. Les écrans de bureau et les écrans sur pied sont également rares.

Les bureaux ouverts ont également tendance à disposer d’espaces où les employés peuvent se rassembler, tels que des salons avec des canapés, ou des cuisines ouvertes avec de nombreuses places assises.

Certains bureaux ouverts disposent d’espaces de loisirs, tels que des tables de ping-pong ou des baby-foot. Ces types d’espaces aident les employés à se détendre, réduisant ainsi le stress et augmentant le bien-être général.

Principales caractéristiques d’un bureau ouvert :

• Des rangées de bureaux où les employés travaillent côte à côte et face à face.
• Pas (ou très peu) de séparateurs de pièces, d’écrans de bureau ou sur pied.
• Niveaux élevés de communication verbale entre les employés et les employeurs.
• Lumière naturelle. L’absence de murs et de cloisons laisse souvent entrer la lumière naturelle.

Qu’est-ce qu’un bureau fermé ?

Un bureau fermé favorise le travail individuel et en équipe en utilisant des écrans ou des cloisons fixes pour créer un bureau séparé pour chaque équipe ou employé. Ce type de bureau peut également soutenir chaque département de l’entreprise en offrant des pièces séparées et en fournissant à chaque membre de l’équipe son propre espace.

En raison des coûts d’aménagement liés à la création d’un bureau fermé, tels que les cloisons, les unités de climatisation et les portes séparées, ce type de bureau peut être négligé à tort et considéré comme « démodé » au profit de l’option plus « tendance » des plans ouverts.

Il existe cependant depuis quelque temps un désir de revenir au bureau fermé car il offre aux employés un espace de travail plus calme et plus privé. C’est pour cette raison que des nacelles acoustiques, des nacelles de réunion et des cabines téléphoniques acoustiques ont souvent été introduites (dans les bureaux ouverts) pour créer un bureau plus fermé.

Caractéristiques principales d’un bureau fermé :

• Bureaux séparés et bureaux cellulaires.
• Moins de bruit ou meilleure acoustique qu’un bureau ouvert.
• Un certain nombre de cloisons et d’écrans définissant les espaces de travail.
• Faible niveau de communication verbale entre employés et employeurs.

Maintenant que nous avons établi les différences entre un bureau ouvert et un bureau fermé, nous allons explorer les avantages et les inconvénients de ces deux options.

Les avantages d’un bureau ouvert :

1. Meilleure communication entre les travailleurs

Lorsqu’un bureau est dépourvu de barrières visuelles et physiques, les employés sont plus susceptibles de communiquer entre eux et de travailler en équipe. Naturellement, une meilleure communication stimule les performances et la collaboration.

Les bureaux ouverts sont bénéfiques pour les indépendants ou les personnes qui louent un espace de travail, car ils offrent de meilleures chances de communication et de mise en réseau, ce qui peut être bénéfique pour leurs compétences et leurs entreprises respectives.

Il existe un terme pour désigner ce phénomène : il s’agit de la « collision culturelle », qui se produit lorsque des rencontres fortuites se produisent entre des travailleurs dans un espace de bureau ouvert. De nombreuses start-ups et entreprises, travaillant dans des espaces de bureau partagés, se sont formées de cette manière.

2. Les bureaux ouverts sont flexibles et peuvent être modifiés

Les bureaux ouverts sont flexibles, vous n’êtes donc pas obligé de vous engager dans une disposition unique. Vous pouvez accueillir plus de personnes dans un environnement ouvert et les dispositions peuvent être modifiées ou réorganisées à mesure que votre équipe s’agrandit. En changeant l’emplacement des bureaux et en déplaçant les meubles, vous pouvez garder les choses fraîches et visuellement intéressantes.

3. Les bureaux ouverts sont plus économiques et rentables

La création d’un plan de bureau ouvert permet d’économiser sur l’ameublement des bureaux cellulaires individuels et sur les coûts d’aménagement des bureaux tels que les cloisons, les portes et les unités de climatisation. Les employés travaillant ensemble sur de grands bureaux partagés, les entreprises peuvent également dépenser moins en équipements informatiques partagés tels que les photocopieurs, les imprimantes et les scanners. Les bureaux paysagers sont à la fois moins chers à mettre en place et à entretenir que les bureaux fermés de type cubicule.

Les inconvénients d’un bureau ouvert :

1. Les bureaux ouverts peuvent être bruyants et distrayants.

Le plus gros inconvénient des bureaux ouverts est qu’ils peuvent être très bruyants si des produits acoustiques tels que des carreaux muraux, des plantes et des pods ne sont pas installés. Le fait de travailler ensemble en étroite proximité signifie qu’il est facile d’être distrait par un collègue qui pose des questions ou par un autre collègue qui parle fort au téléphone. Cet excès de bruit rend donc difficile une conversation claire ou un tête-à-tête.

2. Manque d’intimité

Le bruit et les distractions s’accompagnent d’un manque d’intimité. Il est difficile de passer ou de prendre des appels téléphoniques privés dans les bureaux ouverts, et certains se réfugient à l’extérieur ou dans la zone de réception. Les cabines téléphoniques acoustiques ont été introduites par de nombreuses entreprises, permettant aux collègues de parler librement et en privé, dans un environnement ouvert. Si le manque d’intimité a ses inconvénients, il peut aider les travailleurs à rester concentrés en réduisant au minimum les appels téléphoniques et les SMS privés.

3. les bureaux ouverts peuvent être source d’anxiété et de stress

Les bureaux paysagers ont peu de barrières physiques, voire aucune, et tout le monde voit tout le monde, tout le temps. L’intention d’un bureau ouvert n’a jamais été de garder un œil sur ce que chacun fait ou de créer un personnel sous surveillance, mais dans certains cas, c’est ce qui est ressenti. Si l’on tient compte du manque d’intimité, du bruit et du besoin des employés d’être perçus comme étant occupés, on obtient un environnement stressant où les gens ont du mal à faire quoi que ce soit.

Les avantages d’un bureau fermé :

1. Les bureaux fermés peuvent offrir des espaces de travail plus calmes et plus privés.

Les aménagements de bureaux fermés ont l’avantage d’offrir des espaces plus calmes et plus privés pour que les employés puissent se concentrer sur leur travail avec moins de distractions. Avoir un espace de travail privé fermé permet aux travailleurs de contrôler le volume dans leur espace de travail, ce qui n’est pas facile à faire dans un bureau ouvert.

2. Moins de distractions

Les gens posent parfois des questions sans essayer de trouver la réponse par eux-mêmes. Bien qu’il soit bénéfique d’avoir un responsable ou un superviseur qui peut rapidement aider, cela peut nuire à leur propre travail et à leurs progrès s’ils se sentent bombardés. Les gens seront moins enclins à interrompre quelqu’un s’ils doivent naviguer entre les murs et les écrans au sol pour résoudre leur question. C’est pourquoi les bureaux fermés ont tendance à réduire le nombre de distractions et d’interruptions que les travailleurs rencontrent dans une journée.

3. Un sens de l’organisation et de la hiérarchie

Un environnement de bureau fermé peut contribuer à renforcer la hiérarchie du bureau et à motiver les travailleurs. À mesure que les membres gravissent les échelons, ils peuvent bénéficier de meilleurs espaces de travail – bureaux privés ou proximité des fenêtres.

Comme pour de nombreux aspects de l’aménagement des bureaux, il n’existe pas de solution unique, car de nombreuses entreprises adoptent une approche hybride, en mélangeant des espaces de travail ouverts et des espaces privés. Ce modèle hybride fonctionne bien, car les études montrent que les gens souhaitent souvent disposer de plusieurs façons de travailler au cours de leur journée de travail.

Ce concept est souvent appelé « travail agile », ce qui signifie que les personnes ne sont pas liées ou fixées à un seul bureau, mais disposent de plusieurs endroits où travailler dans le bureau. Les tables de travail collaboratif et les modules d’équipe sont tous compatibles avec les méthodes de « travail agile ».

Plan ouvert ou bureau fermé dans un monde post-pandémique ?

Quelle que soit l’option que vous jugez la meilleure pour votre entreprise, il est important de tenir compte du mode de fonctionnement de votre personnel. Pour les entreprises qui ont besoin de travailler en équipe et de collaborer, les bureaux fermés ne sont pas l’idéal, mais si votre entreprise a besoin d’un travail concentré et ininterrompu, un bureau fermé peut être la meilleure solution.

Nous pensons qu’un mélange des deux modèles est le plus efficace, car les besoins et les rôles de chaque employé sont souvent différents et variés. Nous envisageons également la perspective que les bureaux soient moins peuplés qu’ils ne l’étaient avant la pandémie de coronavirus, les gens pouvant vouloir travailler à domicile certains jours et au bureau d’autres jours. Cette perspective, par essence, pourrait atténuer certains des problèmes que nous rencontrions avec le bruit et les distractions des travailleurs dans un environnement ouvert. En effet, un bureau fermé peut maintenant être considéré comme « exagéré » et aliénant pour chaque travailleur, si le bureau fonctionne avec des niveaux d’occupation inférieurs.

Nous avons maintenant atteint un moment passionnant où nous pouvons vraiment penser à ce que nous voulons que nos bureaux soient et signifient. Le débat sur les bureaux ouverts ou fermés peut finalement être jeté dans la corbeille à papier, lorsque nous réalisons que les bureaux ne doivent pas nécessairement être un lieu où les gens vont simplement travailler, mais un lieu où nous pouvons nous rencontrer, travailler et socialiser, faisant du bureau une destination.

Si vous cherchez à planifier votre propre espace de bureau, qu’il soit ouvert ou fermé, nous sommes bien placés pour concevoir votre espace, en utilisant les dernières technologies de visualisation en 3D et en travaillant avec vous pour incorporer toutes les idées que vous pourriez avoir.

Un environnement de bureau fermé peut contribuer à renforcer la hiérarchie du bureau et à motiver les employés. Au fur et à mesure que les membres gravissent les échelons, ils peuvent bénéficier de meilleurs espaces de travail – bureaux privés ou proximité des fenêtres.