De combien d’espace de bureau ai-je besoin ?

La recherche d’un nouveau bureau commence par une étape essentielle : estimer correctement la quantité d’espace dont votre entreprise a besoin. Mais comment savoir quel est ce chiffre ? Et par où commencer ?

Déterminez l’espace dont vous avez besoin par employé

Pour comprendre de combien d’espace vous aurez besoin par employé, vous devez visualiser votre futur espace de bureau. Imaginez-le dans votre esprit. Posez-vous les questions suivantes :

Voulez-vous maximiser l’espace dont dispose chaque employé, ou voulez-vous mettre autant d’employés que possible dans cet espace ?
Envisagez-vous d’avoir beaucoup de bureaux individuels, ou des espaces ouverts avec des employés dans des cubes ou des postes de travail ?
Chaque employé doit-il disposer d’un bureau individuel ou le partage est-il possible ?
Combien de personnes seront dans le bureau à temps partiel ? En permanence ?
Combien d’employés à distance y aura-t-il ?
De quel type d’espace chaque service a-t-il besoin pour travailler efficacement ?
Quel est l’objectif opérationnel que l’entreprise souhaite atteindre avec cet espace ?
Maintenant que vous avez une image en tête, convertissons cette vision en chiffres.

Lequel de ces chiffres correspond le mieux à l’image que vous avez dans votre tête ?

Haute densité (7 à 13 m2 par employé) : Majorité de sièges ouverts avec des rangées de petits bureaux. Il peut y avoir quelques bureaux privés. On la trouve souvent dans les entreprises qui regroupent de nombreuses équipes différentes dans un même espace, ainsi que dans les bureaux de vente, de technologie, de coworking ou de support client.
Densité moyenne (13 à 25 m2 carrés par employé) : Mélange de cubes ou de bureaux ouverts et de bureaux privés. Aménagement traditionnel des bureaux.
Spacieux (25 – 45 pieds carrés par employé) : La majorité de l’espace est constituée de grands bureaux privés. Historiquement dans les cabinets d’avocats.
Pour estimer l’espace dont vous avez besoin pour votre prochain bureau, multipliez votre effectif par le nombre de pieds carrés par employé qui correspond le mieux à vos besoins en termes de densité.

Par exemple, une entreprise de 25 personnes ayant des besoins moyens en espace aurait besoin d’environ 580 m2. N’oubliez pas que ce chiffre ne tient pas compte de la croissance future, mais nous reviendrons plus en détail sur ce sujet plus loin dans cet article.

Les espaces de bureaux très denses comportent souvent des bancs de travail, comme illustré ci-dessus, ainsi que de grandes zones communes pour la collaboration, la récréation et plus encore.

Il est important de se rappeler que cet article est destiné à vous donner une fourchette approximative de l’espace dont vous aurez besoin. Nous vous recommandons vivement de travailler avec un représentant des locataires et de faire appel à un architecte pour déterminer les besoins exacts.

Déterminez comment cet espace est divisé

Lorsque l’on considère les pieds carrés par employé, la superficie de l’aire commune est incluse. Ainsi, dans un bureau moyen, les 25 m2 ne seront pas tous consacrés au lieu de travail des employés, mais plutôt un pourcentage de cette superficie sera consacré aux salles de conférence, aux zones de pause et aux espaces communs. Dans les entreprises dotées de bureaux privés, les employés disposant d’un bureau privé obtiendront une part plus importante de l’espace total que ceux qui sont dans des cubes ou des postes de travail.

Dans cette section, nous expliquerons l’espace que vous devez prévoir de consacrer aux espaces communs et aux salles de conférence et nous fournirons des estimations quant au nombre de pieds carrés dont vous aurez besoin pour les éléments individuels du bureau.

Espaces communs et salles de conférence

Comment décririez-vous les parties communes de votre espace ? Sont-elles vastes, avec de nombreuses salles de conférence et une grande cuisine, ou minimes, avec une seule salle de conférence et peut-être une salle de repos ?

Une conception proactive des espaces communs est importante, car elle peut influencer le flux de circulation dans un bureau. En outre, il peut affecter le sentiment de travail d’équipe et d’unité dans un bureau et peut même modifier la productivité des employés.

Réfléchissez aux valeurs que vous aimeriez que vos espaces communs communiquent et aux endroits où leur disposition offre des possibilités de socialisation. Il est fréquent que l’espace disponible soit un facteur limitatif important lors de la conception des espaces communs de votre bureau. Si votre entreprise dispose d’un espace limité pour les zones communes ou d’une petite empreinte globale, il serait judicieux de prévoir des zones à usage plus mixte, afin de tirer le maximum de fonctionnalités d’une superficie limitée.

En règle générale, plus l’espace de bureau est dense, plus le pourcentage de l’espace de bureau global consacré aux zones communes est élevé.

En effet, les entreprises dont les employés travaillent dans des environnements de bureaux ouverts ont généralement besoin de plus de pièces pour les réunions privées et les sessions de travail, y compris les petites salles de téléphone et les salles de réunion, ainsi que les grandes salles de conférence et les espaces de travail communs.

Espaces communs dans un espace de bureau dense

Les bureaux plus denses disposent souvent de grands espaces de collaboration où les employés peuvent travailler ensemble, réfléchir et se détendre.

Dans ces bureaux plus denses, il est courant de voir une salle de conférence pour 10 employés. Cela signifie qu’un bureau de 50 personnes aura besoin de 5 salles de conférence, de postes de travail privés et/ou d’espaces communs.

Pour les bureaux plus traditionnels, avec 250 à 300 m² par employé, vous aurez besoin de moins d’espaces de travail communs. Le ratio typique ici serait d’une salle de conférence pour 20 employés. À cette densité, un bureau de 50 personnes n’aurait besoin que de deux ou trois salles de conférence.

Grande salle de conférence dans un bureau de densité moyenne

Les grandes salles de conférence comme celle-ci sont importantes pour les entreprises qui font souvent des présentations aux clients ou qui organisent de grandes réunions d’équipe.

Taille estimée des éléments du bureau
Vous avez donc une image en tête de ce à quoi vous voulez que votre bureau ressemble. Il peut être très efficace, avec de nombreuses zones communes pour la collaboration, ou plus traditionnel, avec des bureaux privés et une poignée de salles de conférence.

Vous avez une vision de la zone de réception, des cubicules, des bureaux, de la salle de conférence, de la salle de repos, etc. Mais combien d’espace ces zones occupent-elles réellement ? Aurez-vous assez de place pour aménager toutes les zones communes dont vous avez besoin ?

Les chiffres ci-dessous devraient vous donner une idée des tailles typiques des différents types de zones de travail dans votre espace de bureau global :

Grand bureau privé ou partagé : 18 – 37 m2
Bureau privé ou partagé de taille moyenne : 13 – 23 m2
Petit bureau privé : 8-13 m2
Postes de travail en espace ouvert : 5 à 10 m² par employé
Zones de groupe de travail : 7 – 9 m2 par employé
Voici quelques chiffres estimatifs pour vous aider à vous faire une idée de l’espace que certains aspects d’un environnement de bureau consomment, et pour vous aider à calculer l’espace dont vous avez réellement besoin :

Planifiez la croissance future

Lorsque vous déterminez l’espace de bureau dont vous avez besoin, il est essentiel de prévoir la croissance. Si vous ne planifiez pas votre croissance future, vous risquez de vous retrouver à court d’espace après avoir embauché de nouveaux employés, et le déménagement des bureaux peut être coûteux.

Les frais de résiliation anticipée d’un bail combinés aux coûts de recherche et de déménagement de bureaux ne sont pas bon marché. Pour cette raison, il peut être avantageux d’ajouter 10 à 20 % à la superficie totale que vous avez calculée pour tenir compte de la croissance future. En tenant compte de la croissance prévue, vous pourrez développer votre entreprise sans interruptions coûteuses.

Voici quelques questions que vous devez vous poser lorsque vous pensez à l’avenir :

Quelle durée de bail serait appropriée ? Et quelle croissance du personnel le bail devrait-il supporter ?
Est-ce que je prévois d’ajouter du personnel dans les 12 à 24 prochains mois ?
Sur quelle période de temps vais-je ajouter du personnel ?
Quel type de personnel vais-je ajouter, exécutif, administratif ou commercial ? Les différents types d’employés nécessitent des espaces différents.
Lorsque vous réfléchissez à l’avenir de votre bureau, il est important de tenir compte de l’évolution des styles de travail des employés. L’anticipation et la flexibilité sont cruciales pour décider de l’espace de bureau par personne et du type d’environnement que vous souhaitez créer.

Un représentant des locataires avisé peut vous aider à analyser la croissance prévue de votre entreprise et vous aider à la prévoir dans votre analyse des besoins.

Pour en savoir plus sur la façon dont un représentant des locataires peut vous aider pendant le processus de sélection des bureaux, lisez notre article 7 avantages à engager un courtier en représentation de locataires.

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